¿Cuántas veces usamos y botamos guantes por día en el consultorio? Es un acto rutinario, casi natural. Ahora bien, ¿siempre anotamos esto? ¿Sabemos de cuántos guantes disponemos por día? Quizás no.
Por esto hoy, en el presente artículo, te contaré sobre qué es un inventario dental y cómo podemos aprender a gestionarlo, una tarea clave en la administración de un consultorio odontológico.
Llevar la gestión del stock es tan importante como llevar correctamente la agenda de citas. Si al momento de la consulta descubrimos que no contamos con determinado material, perjudicamos nuestro trabajo y damos muy mala impresión al paciente. ¿Cómo podemos mejorar y optimizar ese registro? Tenemos algunas ideas para contarte.
¿Qué es un inventario dental?
El inventario dental es el registro documentado al detalle del stock de cada producto que necesitas para llevar a cabo la atención odontológica. El mismo debe actualizarse constantemente mediante el control constante de ingresos (lo que compras) y salidas (lo que utilizas o se vence).
Su objetivo es la clasificación de los materiales, productos y otros artículos que componen el patrimonio de una clínica dental, los relacionados con el trabajo clínico, pero también para el administrativo. La correcta gestión del inventario es un pilar del buen funcionamiento de las clínicas dentales.
¿Cómo hacer el inventario de un consultorio dental?
El día a día de tu clínica odontológica demanda muchos materiales, tanto para la consulta como para la administración, y es primordial que lleves registro de cuáles son, cuánto dispones de cada uno, cuánto usas y cuanto necesitas comprar para actualizar stock semanalmente.
Ya sea que te ocupes tú mismo, o tengas a alguien a cargo de esta tarea, hay aspectos que debes tener en cuenta cada vez que te pones a hacer el inventario dental:
Orden y prolijidad
Es importante que lleves el registro tan prolijamente que no haya nada que se te escape. Ni exceso de materiales, ni faltante de los mismos. Si categorizas bien los productos, será más fácil que registres de lo que dispones y de lo que necesitas.
Registro semanal
Dedica un tiempo de cada semana para revisar los listados de materiales. Así no te llevarás sorpresas por faltantes y llegarás a fin de mes con un control preciso para hacer compras sin gastar más de lo necesario. También es aconsejable un análisis semestral más general.
Controla las fechas de ingreso
Es fundamental que registres en el inventario dental cada fecha de ingreso de los materiales para evitar correr riesgos con los vencimientos y así no perder stock por ese motivo.
Calidad de los productos
En el momento de recibir los productos, es valioso asegurar que cuenten con los estándares de calidad que esperas para tu clínica. Cualquier diferencia de calidad podría afectar tu práctica
Socializa la información con tu personal
Que todos los que trabajen en tu consultorio odontológico estén al tanto de los movimientos del inventario y dejen constancia de lo que utilizan, para poder llevar un control en equipo y nada quede librado al azar.
Beneficios de un buen inventario dental
Agiliza el trabajo
Llevar el registro correcto de los materiales que necesitamos para la consulta nos ahorra trabajo extra y permite enfocarse 100% en la labor profesional.
Reduces costos
Saber qué y cuándo necesitamos cada material o producto hace que nos olvidemos de gastos extra en tiendas comerciales y solo recurrir a los proveedores en los tiempos estipulados.
Adicionalmente, si tenemos todo bien organizado, en cuanto a los inventarios del consultorio, nuestro personal o nosotros mismos, podemos emplear este valioso tiempo en actividades mucho más relacionadas con la atención y bienestar de nuestros pacientes.
Para efectos generales, lo ideal es mantener el coste de inventario al 6% de nuestros ingresos brutos. Si se excede este número, debemos hacer más eficientes nuestros gastos y ponerle más atención al inventario.
Mejoras la atención al paciente
Un consultorio donde todo funciona como reloj, y no falta nada, es la mejor publicidad del mundo. Tus pacientes reconocerán la calidad con la que llevas todo adelante.
¿Cómo mejorar el inventario dental? ¡Usa un software dental!
No hay mejor aliado de una buena administración de clínicas dentales que un software de gestión dental. Si lo piensas para llevar adelante un excelente control del inventario, tenemos varias soluciones y funciones que Dentalink puede ofrecerte para ese fin:
- Registra ingresos y salidas de materiales, y el sistema actualizará de manera automática el stock para que no haya olvidos o errores.
- Puedes designar distintos usuarios -cada uno con su box si tienes más profesionales en tu clínica- y cada movimiento que realicen quedará registrado con la fecha exacta, y actualizado en el inventario general para que todos estén al corriente del estado de stock.
- Busca el producto que desees de manera simple ingresando su nombre y verás el stock y el precio. Ahí mismo realiza ingresos o registra salidas. Esto agilizará el trabajo considerablemente y será de mucha ayuda para el registro semanal.
- ¿Quieres registrar qué proveedor trabaja con cada producto para saber a quién llamar? Tienes la opción de consignar de quien se trata, y al mismo tiempo adjuntar datos de facturación y gasto. Así podrás llevar un prolijo control de tu adquisición de materiales y de tus finanzas.
Estas son solo algunas de las herramientas que Dentalink te ofrece para mejorar la gestión de tu inventario dental. Si quieres saber más sobre nuestro software, contáctanos aquí.
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