Si quieres entregar un servicio de alta calidad y garantizar el éxito del consultorio, la gestión de datos es una parte esencial en la mejora del rendimiento. Eso implica recopilar, rastrear, analizar, interpretar y actuar sobre los datos del consultorio odontológico para interpretar medidas específicas (como las de calidad), tener control sobre los procesos y tomar decisiones acertadas.
Es importante contar con la tecnología necesaria, y establecer un plan y metodología para lograr medición de desempeño específica. Aquí vas a conocer cuáles son los pasos para optimizar tu clínica dental:
1. Planificar
2. Medir
3. Controlar
4. Ajustar
Vamos a verlos uno a uno para ampliar tus ideas de optimización de tu clínica dental:
1. PLANIFICAR
Planificar es clave para alcanzar los objetivos deseados con cierta facilidad y rapidez, evitando que hagas actividades aleatorias, ya que nos dará los lineamientos y mostrará el camino a tomar. Este es el primer paso y la función más relevante dentro de la gestión administrativa en la consulta odontológica.
Planificar ayuda a garantizar que los datos recopilados durante un análisis o proyecto de mejora sean útiles y se agrupen adecuadamente.
Debes asegurarte de que los datos sean recopilados exactamente de la misma manera a través del tiempo. Esto garantiza datos precisos y confiables con los que puedes trabajar para la mejora continua, y evita que se desperdicie tiempo en actividades manuales.
Para que la recolección de datos sea confiable debes incluir herramientas, técnicas, procesos y marcos probados; esto implica la automatización de partes del proceso de recopilación de datos. Es aquí donde primero se evidencia la importancia de la tecnología. Dentalink facilita y ofrece acompañamiento para ese plan que necesita estar bien documentado y con pasos detallados.
*En el caso de Colombia: Recuerda tener en cuenta la información solicitada en la historia clínica por el Ministerio de Salud y Protección social colombiano. Revisa la resolución N.º 1995 DE 1999 (Normas para el manejo de la historia clínica) y la ley 1438 de 2011 (Historia clínica electrónica en Colombia) para asegurarte de cumplir con los datos necesarios.
2. MEDIR
Un proceso eficaz de gestión del desempeño motiva a mantener conversaciones constantes sobre metas, objetivos, expectativas, logros, desafíos y necesidades. Esto garantiza que se abarque toda la información y datos, para así poder determinar tendencias, cambios y anomalías.
Cuando se calcula el rendimiento, se debe decidir con qué frecuencia controlarlo y darle seguimiento. Como regla general, si el equipo realiza cambios activamente en los sistemas de atención y supervisa el rendimiento frecuentemente, debe tener esto bien definido y fácil de consultar en todo momento.
Los reportes de datos son herramientas efectivas para compartir información. Al mostrar los datos gráficamente o resumidos en un formato conciso, vas a proporcionar una vista rápida del progreso de la consulta, desde la línea de base hasta el objetivo.
Es importante apoyarse en la tecnología para esto, ya que es mucho más sencillo contar con un sistema probado y aprobado por el Colegio o Federación de Odontólogos del país donde resides (como el caso de Dentalink que es avalado en varios países de Latinoamérica). Esto te evita el exceso de un gran número de documentos digitales tipo Excel o en papel. Esta decisión no solo disminuye el margen de error, sino también posiblemente costos, tiempo y contaminación medioambiental.
3. CONTROLAR
La siguiente fase de la gestión de datos implica dos procesos distintos, aunque relacionados:
- El análisis de datos es la revisión de los datos para determinar si se está cumpliendo con el rendimiento y nivel de calidad deseado.
- Interpretar datos es el proceso de asignar significado o determinar el significado, implicaciones y conclusiones de los datos recopilados; se usa para evaluar y mejorar actividades, identificar brechas y planificar mejoras.
Esta fase empieza revisando el rendimiento actual y comparándolo con la línea de base inicial, el rendimiento del mes anterior y el objetivo u objetivos.
Este análisis permite avanzar hacia la meta, determinar si es viable y si el rendimiento está mejorando. La interpretación del proceso proporciona conocimiento de los cambios aplicados, eventos especiales con un impacto potencial y lecciones aprendidas del trabajo del mes anterior, todo esto para determinar los próximos pasos a tomar.
4. AJUSTAR
Una vez recopilados los datos, y determinado el seguimiento y análisis, entonces el equipo podrá definir sus próximas acciones.
Ten en cuenta la importancia de garantizar que los sistemas de datos sean confiables, reevaluar las posibles causas de los problemas que puedas encontrar, aumentar el número de cambios por semana probando diferentes escenarios, y difundir la mejora siempre.
La recopilación, el seguimiento, el análisis y la interpretación de los datos seguidos de la acción continúa periódicamente, te ayudará a evidenciar la importancia de:
- Continuar monitoreando.
- Aprovechar más mejoras.
- Centrarte en otros temas.
Al recopilar los datos básicos de tus pacientes, puede determinar si asisten más hombres o mujeres, sus edades y qué procedimientos o acciones clínicas son los más realizados.
Si encuentras que tus pacientes son 70% mujeres, entre los 20-30 años y su acción clínica preferida son los blanqueamientos, puedes generar una campaña de marketing que potencie este nicho y aumentar tus ventas, indicadores de satisfacción de pacientes y calidad de la atención.
Si un consultorio necesita más información sobre estos temas, Dentalink ofrece un módulo de medición de desempeño que ayuda a determinar el rendimiento y ofrece una visión general del estado de la consulta por medio de un tablero ("dashboard") de desempeño.
Este es similar al tablero de un automóvil, brinda varios resultados e indicadores de un vistazo y se usa más comúnmente al aumentar el número de medidas. Los paneles se crean para mostrar varios aspectos de un proyecto de mejora de calidad o para transmitir, de manera sencilla y fácil de entender, el rendimiento en todo el consultorio.
Decisiones acertadas e importantes vienen de la planificación, medición, control e interpretación y ajuste de datos, da el primer paso e inicia este proceso que de seguro traerá grandes beneficios a tu consultorio odontológico.
